Das Datenschutzkonzept im Betriebsrat
Im Rahmen seiner Tätigkeit erlangt der Betriebsrat viele personenbezogene Daten, mit denen er verantwortungsvoll umzugehen hat. Dies erfordert die Aufstellung eines Datenschutzkonzeptes.
Doch wie kann sich der Betriebsrat ein solches Datenschutzkonzept erarbeiten?
Die nachfolgenden Fragen sollen eine erste Richtschnur geben, welche Begebenheiten der Betriebsrat bei der Erstellung eines Datenschutzkonzeptes zu berücksichtigen hat.
Frage 1: Wie erhält der Betriebsrat seine Informationen?
Soweit im Unternehmen überwiegend digital kommuniziert wird, sollten hierbei bereits entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Schließlich sind Bewerbungsunterlagen, Anhörungen von Kündigungen oder Informationen zu laufenden BEM-Verfahren nicht für jedermann bestimmt. Zumindest sollte der Betriebsrat (oder je nach Größe und Aufgabenverteilung jedes Betriebsratsmitglied) eine eigens für die Betriebsratstätigkeit erstellte E-Mail-Adresse haben. Der Betriebsrat hat auch ein Recht auf eine verschlüsselte Kommunikation, wenn er dies für erforderlich hält. Zwischenzeitlich gibt es auch eigens für die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat entwickelte Software.
Erfolgt noch eine analoge Kommunikation, sollte der Arbeitgeber zumindest noch einmal eindeutig darauf hingewiesen werden, dass grundsätzlich nur der BR-Vorsitzende (bzw. der Vorsitzende eines entsprechenden Ausschusses) Informationen des Arbeitgebers entgegennehmen kann. Je kleiner der Kreis der Zugangsberechtigten, umso besser für den Datenschutz (Prinzip der Datensparsamkeit).
Frage 2: Wer hat Zugriff auf Dokumente des Betriebsrates und wie werden diese Dokumente geschützt?
Der Betriebsrat sollte zudem alle erhaltenen Daten gegen einen Zugriff von außerhalb schützen. Digitale Dokumente sollten daher auf einem gesonderten Ordner, Server oder in einer gesonderten Cloud liegen, auf die nur die Betriebsratsmitglieder Zugriff haben. Zusätzlich ist eine Passwortsicherung sinnvoll. Bei Unterlagen in Papierform sollte jedenfalls ein abschließbarer Schrank im BR-Büro vorhanden sein. Die Grenze der Sicherheit ist hier sicherlich die Praktikabilität. Vollends vor einem unberechtigten Zugriff (zum Beispiel durch einen Mitarbeiter mit Adminrechten) können Unterlagen nicht geschützt werden. Hierzu wären ein eigenes Netzwerk und letztlich auch ein getrennter Internetzugang notwendig. Ein der-artiger Aufwand kann m.E. weder dem Betriebsrat noch dem Arbeitgeber zugemutet werden.
Zugang zu den Dokumenten dürfen nur die originären Betriebsratsmitglieder haben. Ersatzmitglieder dürfen jedenfalls keinen generellen Zugriff auf alle Dokumente erhalten, müssen sich andererseits aber auch auf eine Sitzung genügend vorbereiten können, wenn sie nachrücken. Die datenschutzkonforme Zuleitung der notwendigen Informationen ist in diesem Fall eine Herausforderung. Ggf. kann der Vorsitzende vor der Sitzung einen Info-Termin mit den geladenen Ersatzmitgliedern machen, in dem die Ersatzmitglieder Einsicht in die für die Sitzung erforderlichen Unterlagen erhalten. Ansonsten gestaltet sich die Weiterleitung an die E-Mail-Adresse der Ersatzmitglieder (die in der Regel keine gesonderte E-Mail-Adresse für die Tätigkeit im Betriebsrat haben) aus datenschutzrechtlicher Sicht schwierig. Jedenfalls sollte das Ersatzmitglied verpflichtet werden, ggf. erhaltene Daten nach Teilnahme an der Sitzung zu löschen.
Frage 3: Wann werden die Daten wieder gelöscht?
Der Betriebsrat sollte jedenfalls für alle sich wiederholenden Vorgänge wie Einstellungen oder Kündigung ein Löschkonzept haben. Denn alles Dokumente, die nicht einer Aufbewahrungspflicht unterliegen sind zu löschen. Daher ist zusätzlich regelmäßig prüfen, ob nicht mehr benötigte Daten gelöscht werden können. Soweit zum Beispiel eine Einstellung vollzogen und die Zustimmungsverweigerungsfrist nach § 99 Abs. 3 BetrVG abgelaufen ist, gibt es eigentlich keinen Grund mehr, ein Unterrichtungsschreiben und beiliegende Bewerbungsunterlagen zu behalten.
Fazit:
Die Erstellung eines Datenschutzkonzeptes ist sicherlich nicht einfach aber für die effiziente Betriebsratsarbeit unerlässlich. Schließlich darf der Arbeitgeber die Weiterleitung aller personenbezogenen Daten verweigern, solange der Betriebsrat nicht darlegen kann, dass er verantwortungsvoll mit den Daten um-geht (LAG Baden-Württemberg, Beschluss vom 20.05.2022, 12 TaBV 4/21). Und ohne Informationen ist keine effektive Betriebsratsarbeit möglich.
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